Dział zakupów albo inżynier szuka na stronie firmy produkcyjnej danych technicznych: parku maszynowego z parametrami, obrabianych materiałów, maksymalnych wymiarów detali, tolerancji i wielkości serii.
W przemyśle liczą się dokumenty: certyfikat ISO 9001, przy konstrukcjach stalowych certyfikacja według EN 1090, a przy spawaniu według EN ISO 3834. Do tego dochodzą karty katalogowe oraz deklaracje zgodności albo właściwości użytkowych do pobrania. Referencje i opisy zrealizowanych projektów z podaniem branży odbiorcy pokazują doświadczenie firmy na przykładach.
Formularz zapytania ofertowego może przyjmować rysunek techniczny, na przykład w formacie DXF, STEP lub PDF, i mieć pola na materiał, ilość i termin. Wersja angielska lub niemiecka ma sens, gdy firma pracuje dla odbiorców z zagranicy.